ISO proporciona la siguiente definición: "Disciplina
encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y
mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de
negocio y transacciones en la forma de records".
Es en Estados
Unidos donde nace “ reconocido oficialmente a mediados del siglo pasado” el
concepto (gestión de documentos) records management, la gestión de documentos
apareció para dar solución a los problemas de inflación de documentos
existentes en las administraciones públicas.
UNESCO define en
1979 la gestión de documentos “como el dominio de la gestión administrativa
general con vistas a asegurar la economía y la eficacia de las operaciones
desde la creación, mantenimiento y utilización hasta la afectación final de los
documentos.
Record Management termino
del que deriva en su traducción al español ( gestión de documentos). La clave
en la definición del concepto gestión de documentos reside en la noción de
ciclo de vida de los documentos, denominado en su origen teoría de las tres edades, que se corresponden con los
documentos activos, semiactivos e inactivos., para que los documentos reciban
el tratamiento adecuado en cada una de las edades-
- Creación de documentos: Incluye el diseño y la gestión de formularios, la preparación y la gestión de correspondencia, informes y directrices, el desarrollo de sistemas de gestión de información y las aplicaciones de moderna tecnología a estos procesos.
- Mantenimiento y uso de los documentos: Incluye el desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de correo y telecomunicaciones, desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y planificación de sistemas de análisis automatización y reprografía a estos procesos (solo un 6% de los documentos entran dentro de la categoría de documentación esencial
- Disposición de los documentos: Incluye la identificación y descripción de las series, desarrollo de cuadros de retención y disposición de documentos, selección y disposición y transferencia de documentos con valor permanente a los archivos
Record Management se encargaría de la creación, gestión y control de
información y documentación sobre la empresa publica o privada. Es quien se
encarga de que la información sobre la empresa sea fiable y exponerla en todos
los medios disponibles.
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