Debido a la diversa documentación que esta organización genera
como recibe es conveniente su debida organización tanto para la búsqueda como
para la recuperación.
Podemos empezar con:
1. Documentación física: esta documentación está en carpetas de A/Z que
no están etiquetadas por fuera, lo cual hace difícil encontrar un documento por
una fecha concreta o por nombre, es una perdida de tiempo cada vez que hay que
recuperar un documento.
2. Se deben hacer copias digitales y almacenarlas en el
disco duro del PC, de este modo haciendo búsquedas por nombres fechas
proveedores… se localizaría mucho antes el documento.
3. Software: los que utilizan son obsoletos y privados, se recomienda
utilizar software libre sin coste adicional como por Ej. El sistema operativo,
deben ser compatibles para interactuar en el sistema, el correo electrónico no
es de dominio de la organización, es de Hotmail, este se puede cambiar por la
aplicación de Google gmail tiene mas posibilidades. Todos los dispositivos móviles
de los empleados deben estar interactuar en conjunto para que se eviten
duplicidades de acciones.
4. Herramientas especificas: no disponen de herramientas 2.0 como pueden ser actualizaciones de paginas wed que
les informen de las novedades y ofertas
de sus proveedores” RSS”, se pueden crear blog para hacer publicidad por ej informar sobre la degustación
de las marcas de cerveza que la empresa tiene para ofrecer a sus clientes y que
los clientes puedan interactuar y dejar sus opiniones.
5. La normalización de las actuaciones: especificar y definir las
tareas que son competencia de la oficina y separarlas de lo que son las otras
actividades, llevar un registro de tareas realizadas y tareas pendientes. Revisar
la documentación como mínimo una vez al año, lo aconsejable sería antes de los
2 años para el expurgo y traslado de los documentos mas antiguos a otro sitio,
de este modo se dejará espacio libre a la documentación que entre nueva
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