En esta organización se identifican una serie de funciones dependiendo tanto de su actividad como del personal.
Es un establecimiento donde se sirven a los clientes bebidas alcohólicas y no alcohólicas, aperitivos que generalmente son consumidos de inmediato en el mismo establecimiento se caracteriza además por tener servicios en las mesas.
Todo esto genera una serie de documentos.
Hoja de pedido a proveedores: este documento genera la comprobación del pedido realizado ya que de haber alguna confusión es el único comprobante, siempre y cuando el pedido se haga por tlf. De no ser así y el pedido es por correo electrónico el comprobante sería digital “e-mail”.
Albarán que hace entrega el repartidor del pedido que hemos realizado a los proveedores.
Facturas de proveedores: Es el documento que genera el proveedor y que recibe la empresa como cliente, se debe comprobar si la factura coincide con el Albaran y asociarla a ese documento. Es un documento de pago.
Facturas a clientes: Son los tiques que genera el software instalado en el establecimiento por cada pedido, a parte de la factura que se le entrega al cliente el programa genera una copia digitalmente.
Contrato de alquiler del local
Registro de pagos por tarjeta electrónica
Registros de cobros con tarjeta electrónica
Extractos bancarios ( distintas entidades bancarias envian extractos de las cuentas de la organización)
Todos los documentos tanto facturas de proveedores como facturas a clientes, facturas de otras empresas que nos prestan servicios, son almacenados en A/Z para entregarlas a la empresa que gestiona la contabilidad y la documentación legal como puede ser los pagos a la seguridad social, las nóminas a los trabajadores, solo los documentos de la constitución de la sociedad, contrato de alquiler, y contratos de agua, luz teléfono son los documentos que físicamente tiene la empresa. Hay documentos que solo los recibe físicos, otros digitales y en ocasiones hay pérdidas o extravíos. Por lo cual hay que pedir copias de originales lo cual conlleva pérdida de tiempo y molestias a otras empresas.
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