El diseño de un sistema de
gestion de documentos son normas y reglas para el tratamiento de la
documentación propia de esta organización. En la era digital se entiende como
la gestión de los contenidos digitales de una empresa.
Es necesario que tengamos un
programa específico que nos clasifique, ordene y facilite su consulta o
reutilización.
las características de la empresa, en los movimientos de
gestión y facturación, dejan entrever la necesidad de diseñar un sistema de
gestión documental apropiado para la organización y satisface la agilidad o
rapidez de respuesta de la empresa.
El diseño sería una actualización de lo que la organización
tiene y ampliación con nuevas tecnologías.
En primer lugar debe tener
un buen antivirus, pues carece de el
- No es necesaria conexión a Internet para su utilización.
- La información del PC estará más segura.
- Se realiza una copia de seguridad de los archivos infectados.
- Controlamos la eliminación de los archivos y su ubicación.
Hay antivirus con tramos gratuitos
que se pueden descargar desde Internet, aconsejo diferentes marcas. Avast, AVG,Panda clouds antivirus, AVIRA antivir
Es recomendable realizar
escaneos periódicos ―o programarlos en nuestros antivirus―, con el fin de que
el sistema funcione correctamente y salvaguardemos nuestros datos. Igualmente,
es imprescindible tener activada la opción de actualización para que nuestro
equipo esté protegido ante nuevos virus y amenazas que puedan surgir.
Otra recomendación es hacer copias de seguridad
Es un proceso por el que se crea una
copia de archivos de nuestro ordenador/servidor para prevenir su pérdida.
Fundamentalmente sirven para:
Recuperar el archivo general ante una catástrofe
que nos inutilice todo el sistema informático (incendio, inundación, etc.).
Rescatar archivos concretos que
pueden haberse perdido/borrado accidentalmente o que se han corrompido.
Los procesos de copia de seguridad
exigen poner a buen recaudo la información, separándola del original de tal
manera que el depósito del duplicado esté salvaguardado de los posibles
desastres que puedan afectar al original para asegurarnos su recuperación.
Se pueden obtener programas gratuitos
para realizar las copias de seguridad periódicas en los siguientes enlaces:
Otra de las posibilidades es crear un almacenamiento
de nuestros documentos en la NUBE
Se trata de un servicio de almacenamiento online que
ofrecen determinadas compañías que funcionan como discos duros en la Nube. La
mayoría de las empresas proveedoras del servicio cuentan con tramos gratuitos
de uso, cuestión que las hace apetecibles para usuarios que pretenden probar el
servicio y comprobar de primera mano sus posibilidades.
Las ventajas que ofrece un servicio de almacenamiento en la
Nube para una organización son:
§ Ahorro de costes de equipos, servidores e infraestructuras
que supone el almacenamiento y la gestión de la información.
§ Permite el acceso a la documentación desde cualquier lugar
y a cualquier hora.
§ Mejorar la productividad mediante una gestión adecuada de
la documentación.
§ Ahorro de tiempo al no necesitar ninguna instalación ni
mantenimiento de aplicaciones posteriormente.
§ Posibilidad de compartir la información fácilmente con
clientes, usuarios y proveedores a
través de Internet.
Programas
Una herramienta muy ventajosa para esta organizcion es la
que nos presta la posibilidad de realizar una copia de seguridad de la
información de la empresa fuera del espacio físico de ésta. Igualmente, a través
de la Nube podemos trasvasar datos de forma cómoda y rápida.
Un ejemplo de uso podría ser el intercambio de e información
administrativa con la empresa gestora y que no quiere recurrir al email continuamente.
Puede usar estas funcionalidades como un buzón virtual. Imaginemos que una
gestoría necesita que su cliente le pasen sus facturas escaneadas, pero no
quiere usar el correo electrónico. Simplemente habilitándoles una carpeta en
nuestro almacenamiento virtual y compartiéndola con el gestor, se pueden
depositar en ella las facturas y la gestoría las visualizaría desde ella.
El correo electrónico:
La masiva oferta de teléfonos
inteligentes o smartphones que existen en la actualidad junto con la
evolución a tarifas planas de datos y las wifis públicas han propiciado
la aparición de programas que permiten el contacto a través de envíos de texto entre
diferentes interlocutores de forma directa, sustituyendo al SMS tradicional y
aportando tres grandes ventajas:
- No tienen coste adicional fuera de la tarifa de datos.
- Inexistencia del límite en cantidad de texto por mensaje.
- Posibilidad de envío de otro tipo de archivos como documentos, etc.
A diferencia de lo que ocurre con el
correo electrónico, esta comunicación se realiza en tiempo real,
estableciéndose un dialogo entre los interlocutores.
Para acceder a la mensajería instantánea debemos disponer de
un programa instalado en el ordenador o dispositivo móvil ―que denominaremos
“cliente”― y que nos permitirá comunicarnos con los contactos que tengan el
mismo sistema operativo.
Podemos recomendar las siguientes aplicaciones y que se Pueden
descargar gratuitamente de diferentes páginas Web:
- http://www.whatsapp.com/
- https://www.yammer.com/
- http://liveprofile.com/
- http://www.google.com/talk/ (es necesaria cuenta en Google).
Todas ellas cuentan con capacidad para interactuar desde las
principales plataformas de móviles: Android, iOs, etc., pudiendo
realizar envío de archivos adjuntos desde ellos.
